이번 포스팅에서는 중소기업 속 부족한 체계를 정리하는 방법에 대해 말씀드리겠습니다.중소기업과 대기업은 많은 부분에서 다르지만 가장 큰 차이 중 하나를 꼽는다면 바로 시스템의 유무일 것입니다.
대기업에서는 많은 사람이 한가지 일에 관여하기 때문에 일이 세분화되어 있고, 이에 대한 매뉴얼도 체계적으로 정리가 되어 있습니다. 따라서 일을 처리하는 담당자가 변경되어도 큰 문제가 없습니다. 하지만, 중소기업의 경우 한 사람이 처리하는 일이 다양하고 범위가 넓다 보니 모든 일이 매뉴얼로 체계화되어 있지 않고, 그때 그때 일 처리 담당자에 따라 업무 진행 순서가 바뀌기 쉽습니다.
여기에서는 중소기업에 입사한 박사를 위한 업무 체계 정리법 3가지에 대해 포스팅해 보겠습니다.
1. 업무 별 일정표 작성
첫 번째로 중요한 체계는 바로 업무 일정 관리를 위한 체계 잡기입니다. 여러가지 업무를 다양하게 진행하다 보면 업무 진행이 어떻게 진행되고 있는지 감을 잡기 힘듭니다. 업무를 관리할 경우, 여러 명이 다양한 업무를 각개전투로 진행하기에 모든 업무의 진행 정도를 확인하기가 불가 할 수 있습니다.
이러한 경우, 업무 별 일정표 양식을 만들어 배포하고, 각 개인이 진행하고 있는 업무 별 일정표를 연초에 미리 작성해 놓는 것이 업무를 보다 체계화하는 방법이 될 수 있습니다.
일정표는 최대한 세부적이어야 하며, 주 단위로 일정표를 세분화하여 작성하면 보다 체계적인 업무 진행이 가능합니다.
업무 별 일정표에는 반드시 계획과 진행 완료된 사항을 구분하여 작성하도록 하고, 혹 계획과 비교하여 일정에 큰 차이가 생길 경우, 사전에 보고를 통해 향후 진행 방향에 대해 추가 논의를 해야 합니다. 사전 보고는 업무 보고를 통해 주기적으로 이루어져야 합니다.
2. 주기적 업무 보고
앞서 체계적인 업무 진행을 위한 일정표를 작성하면서, 업무 진행에 대한 사전 보고가 주기적으로 진행되어야 할 필요가 있다고 언급하였습니다.
주기적인 업무 보고는 업무 보고서 작성으로 진행할 수 있습니다. 업무 보고서는 단순 서면으로 보고를 하거나 PPT 작성 및 발표로 보고를 받는 것 총 2가지 방법이 있습니다. 보통 발표를 위한 자료 작성이 서면 보고 대비 많은 준비가 필요하므로, PPT 작성을 진행하고 이를 통한 발표로 보고를 받는 것이 보다 정확하게 보고를 받을 수 있는 방법입니다.
업무 보고는 주 단위의 보고가 가장 이상적이며, 발표 자료 작성에 대한 업무 로드가 심할 시, 주 보고는 간단히 서면으로 월 보고는 PPT를 통한 발표 보고로 진행하실 수 있습니다.
업무 보고는 단순히 진행한 업무의 결과에 대한 보고 자리가 아닙니다. 여기에서는 전체적인 업무 일정표 대비 실제 진행 현황을 확인하고, 혹 일정에 큰 변동이 있을 경우 이를 조율하는 중요한 단계입니다.
따라서 체계적인 업무 진행을 위한 업무 보고 자료의 포맷을 미리 만들어 배포하고, 업무 보고 내용을 계속적으로 업데이트 하는 것이 필요합니다.
3. 업무 평가서 작성
마지막으로 말씀드릴 체계는 바로 업무 평가와 관련된 것입니다. 체계적인 업무 진행은 회사의 입장에서 프로젝트를 보다 투명하게 관리하는 최상의 방법입니다. 하지만 체계적인 업무에 대한 지시만 있을 뿐 이에 대한 평가가 동반되지 않는다면, 이러한 체계성이 고착되기는 힘들 수 있습니다.
체계에 따라 업무를 진행하는 것은 그렇지 않은 경우 대비 자료 작성 및 관리에 큰 불편함을 줄 수 있습니다.
회사 내 체계적으로 업무를 관리하는 사람과 그렇지 못한 사람이 적절한 업무 평가 절차 없이 동등하게 대우를 받을 경우 기껏 잡아 놓은 업무의 체계성은 수포로 돌아갈 수 있습니다.
따라서 적절한 업무 평가에 대한 지표를 작성하고 이의 배포를 통해 업무의 체계화가 업무 평가와 직결된다는 점을 강조하여 사내 구성원들로 하여금 체계의 중요성을 가시화 시켜주는 것이 중요합니다.
이상으로 업무 체계 정리법 3가지에 대해 말씀드렸습니다. 업무를 진행하는 데 있어 반드시 일정표를 작성하고, 일정표대로 업무가 진행되고 있는지 업무 보고를 받고 향후 이러한 업무 진행에 대한 업무 평가를 진행하면 사내 업무 체계를 정리하는 데 큰 도움이 될 것입니다.
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